Ở nơi làm việc, việc lập kế hoạch và sắp xếp các cuộc họp trước đó là rất quan trọng. Nó giúp nhân viên của bạn biết trước và cho phép họ chuẩn bị tất cả các bước chuẩn bị cần thiết cho cuộc họp. Ngày nay, việc tìm kiếm thời gian để gọi điện thoại hoặc lên kế hoạch cho các cuộc gặp trực tiếp ngày càng khó khăn. Việc lên lịch cuộc họp của bạn trên các dịch vụ hội nghị truyền hình như Google Meet sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Để làm điều đó, trước tiên bạn phải thiết lập một sự kiện trên Lịch Google. Lập lịch trong Lịch Google cho phép bạn trực tiếp gửi lời mời đến các liên hệ của mình. Và để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, giờ đây bạn cũng có thể lên lịch các cuộc họp trên Lịch trực tiếp từ các cuộc trò chuyện trên Google Trò chuyện.
Lên lịch cuộc họp trên Lịch Google từ Google Trò chuyện trên Máy tính để bàn
Đầu tiên, hãy truy cập chat.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Sau đó, để lên lịch cuộc họp trên Lịch Google, bạn có thể chỉ cần di con trỏ qua tên của người / nhóm (ở bên trái màn hình) mà bạn muốn tổ chức cuộc họp và nhấp vào biểu tượng 'Lịch' từ hộp bật lên.
Nếu chuỗi Trò chuyện đang mở, bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng Lịch ở phía bên phải của trường nơi bạn nhập tin nhắn.
Sau khi nhấp vào biểu tượng, bảng Lịch sẽ mở ra ở bên phải màn hình của bạn. Ở dưới cùng bên phải, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để chỉnh sửa thời gian của sự kiện trên Lịch. Nhấp vào tùy chọn 'Chỉnh sửa trong Lịch'.
Hành động này sẽ đưa bạn đến Lịch Google. Trên đầu màn hình, bạn có thể thay đổi tiêu đề cuộc họp của mình thành bất kỳ thứ gì liên quan đến mục đích của cuộc họp.
Ngay bên dưới đó, bạn có thể đặt ngày họp. Bạn có thể nhập ngày theo cách thủ công hoặc chọn từ lịch sẽ được cung cấp.
Tiếp theo, bạn có thể đặt khi nào cuộc họp của bạn sẽ bắt đầu và khi nào cuộc họp kết thúc. Cũng giống như ngày, bạn cũng có thể nhập thời gian theo cách thủ công hoặc chọn từ các tùy chọn được cung cấp.
Nếu cuộc họp mà bạn đang lên lịch sẽ là sự kiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm, bạn không cần thiết lập lại cuộc họp. Chỉ cần chọn tùy chọn ‘Không lặp lại’ bên dưới thời gian để quyết định mức độ thường xuyên của cuộc họp.
Tiếp tục, trong phần "Chi tiết sự kiện", bạn có thể chọn thời điểm bạn muốn được thông báo về cuộc họp. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn thời gian gần cuộc họp hơn (5-10 phút).
Xa hơn bên dưới, bạn sẽ tìm thấy hộp 'Mô tả'. Bạn có thể sử dụng khu vực này để truyền đạt cho các thành viên những gì sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Điều này sẽ cung cấp cho các thành viên một ý tưởng về những gì mong đợi và những gì được mong đợi ở họ.
Ở bên phải màn hình, trong phần "Khách". Bạn có thể thêm nhiều thành viên hơn vào cuộc họp của mình.
Nếu bạn nhầm lẫn và thêm ai đó không có ý định tham gia cuộc họp, bạn có thể dễ dàng xóa họ bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu thập (x) bên cạnh tên của họ.
Giờ đây, bạn có thể lưu cuộc họp vào Lịch của mình bằng cách nhấp vào 'Lưu' trên đầu màn hình.
Sau đó, Lịch Google sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn gửi email đến các thành viên của cuộc họp và thông báo cho họ hay không. Nhấp vào 'Gửi'.
Đó là nó. Nếu bạn mở Lịch Google, bạn sẽ thấy rằng cuộc họp của bạn đã được lưu.
Nhấp vào nó, và nó sẽ cung cấp nhiều tùy chọn hơn.
Bạn có thể tham gia cuộc họp trực tiếp từ Lịch Google.
Lên lịch cuộc họp trên Lịch Google từ Ứng dụng trò chuyện của Google trên thiết bị di động
Nếu bạn đang sử dụng điện thoại của mình để thiết lập cuộc họp, tất cả những gì bạn cần làm là khởi chạy ứng dụng Google Trò chuyện và mở cuộc trò chuyện của người (hoặc phòng) mà bạn muốn tổ chức cuộc họp. Sau đó, nhấn vào biểu tượng Lịch Google bên dưới khu vực nhập để tạo và lên lịch cuộc họp trên Lịch.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng Lịch ở cuối màn hình, nó sẽ đưa bạn đến ứng dụng Lịch Google với một bảng điều khiển nhỏ ở cuối màn hình với một vài chi tiết. Bạn phải kéo và vuốt lên bảng điều khiển để mở đầy đủ và hiển thị thêm chi tiết.
Sau khi vuốt lên, hãy đặt ngày và giờ của cuộc họp. Để chọn tần suất của cuộc họp, bạn phải nhấp vào 'Tùy chọn khác'.
Chọn 'Không lặp lại' làm tần suất cuộc họp nếu đó là sự kiện diễn ra một lần.
Tiếp theo, cuộn xuống để chọn thời điểm nhận thông báo từ Lịch. Nhấp vào thời gian mặc định do ứng dụng chọn để mở thêm tùy chọn.
Chọn thời điểm bạn muốn được thông báo. Một dấu tích màu xanh lam sẽ được hiển thị bên cạnh tùy chọn được chọn.
Sau khi chọn khoảng thời gian ưa thích, hãy quay lại bảng điều khiển chính và nhấp vào 'Lưu & chia sẻ'.
Ứng dụng sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn thông báo cho các thành viên của sự kiện qua email trước khi lưu hay không. Nhấp vào 'Lưu & chia sẻ' để xác nhận.
Các cuộc họp đã lên lịch xuất hiện trên Lịch Google của bạn cũng như Google Meet, nơi cuộc họp sẽ thực sự diễn ra.