Tham gia các cuộc thăm dò trong Microsoft Teams với các ứng dụng tích hợp này
Không nghi ngờ gì nữa, Microsoft Teams là một nền tảng tuyệt vời để cộng tác cho các tổ chức. Nó loại bỏ những ràng buộc của việc không ở trong cùng một không gian vật lý và hoạt động như một văn phòng cách xa văn phòng cho vô số tổ chức cho phép các thành viên trong nhóm làm việc hài hòa hoàn hảo.
Bản thân nó là một ứng dụng khá tốt, nhưng có một công cụ ẩn khác mà bạn có thể thêm vào kho vũ khí của mình trong Microsoft Teams sẽ thêm gia vị cho cách bạn tương tác với đồng đội của mình. Những gì chúng ta đang nói đến là các cuộc thăm dò ý kiến trong Microsoft Teams. Cuộc thăm dò là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của nhóm của bạn và mặc dù không có tính năng trực tiếp để tạo cuộc thăm dò trong Microsoft Teams, bạn có thể tạo cuộc thăm dò bằng các ứng dụng tích hợp trong Microsoft Teams.
Tạo cuộc thăm dò bằng Microsoft Forms
Microsoft Forms có sẵn dưới dạng ứng dụng tích hợp trong Microsoft Teams và đây phải là cách dễ dàng và thuận tiện nhất để tạo các cuộc thăm dò trong Teams.
Ghi chú: Microsoft Forms chỉ khả dụng cho người dùng Microsoft Teams có đăng ký Microsoft 365 Business. Nhóm Người dùng miễn phí không có quyền truy cập vào nó.
Để tạo cuộc thăm dò tức thì, thời gian thực, hãy mở kênh hoặc cuộc trò chuyện mà bạn muốn tham gia cuộc thăm dò đó và đi tới hộp văn bản 'Bài đăng mới'. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Tiện ích mở rộng nhắn tin’ (ba chấm).
Bây giờ, chọn ‘Biểu mẫu’ từ cửa sổ mở ra. Tìm kiếm nó nếu nó không có sẵn trong các gợi ý.
Cửa sổ ‘Biểu mẫu’ sẽ mở ra. Thêm câu hỏi và tùy chọn của bạn. Ban đầu, câu hỏi sẽ có hai lựa chọn để thêm vào. Nhấp vào ‘Thêm tùy chọn’ để thêm nhiều lựa chọn hơn cho cuộc thăm dò. Để cho phép mọi người chọn nhiều câu trả lời, hãy bật nút gạt cho 'Nhiều lựa chọn'. Sau khi tạo cuộc thăm dò, hãy nhấp vào ‘Tiếp theo’.
Nó sẽ hiển thị bản xem trước về cách cuộc thăm dò sẽ xuất hiện. Nếu bạn chưa hài lòng thì bấm vào ‘Chỉnh sửa’, ngược lại bấm vào nút ‘Gửi’ để đăng bình chọn lên kênh hoặc trò chuyện.
Bài đăng cho Cuộc thăm dò ý kiến sẽ có hai phần. Phần đầu tiên sẽ có câu hỏi với các tùy chọn mà các thành viên trong nhóm có thể gửi câu trả lời của họ. Phần thứ hai sẽ hiển thị phần trăm kết quả theo thời gian thực cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Các cuộc thăm dò được tạo bằng Microsoft Forms không hiển thị tên của những người trong kết quả trong thời gian thực cho những người dùng khác. Nhưng người đã tạo Cuộc thăm dò ý kiến có thể xem kết quả chi tiết bằng cách truy cập trang web Biểu mẫu của Microsoft.
Xem câu trả lời theo tên
Để xem câu trả lời theo tên và các chi tiết khác, hãy truy cập form.microsoft.com, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn, sau đó chọn Cuộc thăm dò ý kiến bạn đã tạo trong Microsoft Teams trong phần 'Biểu mẫu của tôi'.
Sau khi mở cuộc thăm dò ý kiến, hãy nhấp vào tab 'Câu trả lời' để xem tổng quan chi tiết về các câu trả lời.
Để phân tích thêm và xem câu trả lời của từng người, hãy nhấp vào nút "Xem lại câu trả lời", "Xem kết quả" trên tab câu trả lời.
Bạn thậm chí có thể xuất câu trả lời cho cuộc thăm dò sang Microsoft Excel, bằng cách nhấp vào tùy chọn 'Mở trong Excel'.
Tạo cuộc thăm dò cộng tác với Microsoft Forms
Sử dụng Microsoft Forms, bạn cũng có thể tạo Cuộc thăm dò ý kiến với toàn bộ nhóm của mình. Cuộc thăm dò cộng tác rất hữu ích khi bạn không chỉ muốn thăm dò ý kiến các thành viên trong nhóm, mà tất cả các thành viên tổ chức hoặc những người bên ngoài (như khách hàng) và toàn bộ nhóm sẽ có thể đóng góp các câu hỏi cho Cuộc thăm dò ý kiến.
Để tạo Cuộc thăm dò ý kiến cộng tác, hãy chuyển đến kênh bạn muốn cộng tác trong cuộc thăm dò ý kiến. Nhấp vào tùy chọn ‘Thêm tab’ (+ biểu tượng) bên cạnh các tab hiện có.
Sau đó, thêm ‘Biểu mẫu’ từ cửa sổ ‘Thêm tab’.
Bạn có thể 'Tạo biểu mẫu mới' hoặc 'Thêm biểu mẫu hiện có' mà mọi người đều có thể chỉnh sửa.
Đặt tên cho biểu mẫu của bạn nếu bạn đang tạo một biểu mẫu mới, sau đó bấm vào ‘Lưu’.
Hoặc để cộng tác trên biểu mẫu hiện có, hãy chọn biểu mẫu từ trình đơn thả xuống sau khi chọn nút radio cho 'Thêm biểu mẫu hiện có'. Sau đó, chọn ‘Cộng tác’ từ menu thả xuống và nhấp vào ‘Lưu’. Nếu bạn chọn "Thu thập câu trả lời" hoặc "Hiển thị kết quả", cuộc thăm dò ý kiến sẽ không thể được chỉnh sửa và chỉ được sử dụng để thu thập thông tin.
Mỗi khi bạn muốn cộng tác trên một biểu mẫu mới, nó có thể được thêm vào dưới dạng một tab trong kênh.
Sau khi thêm biểu mẫu, hãy nhấp vào ‘Thêm mới’ để thêm câu hỏi vào biểu mẫu trong phần ‘Câu hỏi’. Nó tự động lưu các câu hỏi khi bạn thực hiện các thay đổi.
Sau khi thêm tất cả các câu hỏi, hãy nhấp vào nút ‘Chia sẻ’ để chia sẻ cuộc thăm dò và thu thập câu trả lời.
Nhấp vào menu thả xuống để chọn người có thể bỏ phiếu trong Cuộc thăm dò ý kiến. Sẽ có hai tùy chọn: "Chỉ những người trong tổ chức của tôi mới có thể phản hồi" hoặc "Bất kỳ ai có liên kết đều có thể phản hồi". Chia sẻ liên kết cho Cuộc thăm dò ý kiến để mọi người có thể bình chọn.
Kết quả cho Cuộc thăm dò có sẵn trong phần "Phản hồi" trong tab Cuộc thăm dò và mọi người trong kênh đều có thể nhìn thấy chúng.
Tạo cuộc thăm dò bằng ứng dụng Polly
Microsoft Forms chỉ khả dụng trong các tài khoản có đăng ký Microsoft Business, vì vậy người dùng Microsoft Teams Free không thể sử dụng nó để tạo Cuộc thăm dò ý kiến trong Nhóm. Nhưng đừng lo, có một ứng dụng tích hợp khác trong Microsoft Teams có thể được sử dụng bởi Microsoft Teams Free và người dùng đăng ký. Polly là một sự thay thế tuyệt vời cho Microsoft Forms để tạo Cuộc thăm dò ý kiến.
Nó có thể được sử dụng bằng cách thêm dưới dạng tab vào kênh hoặc trực tiếp từ 'Bài đăng mới'. Thêm nó dưới dạng một tab sẽ cho phép cả nhóm sử dụng nó và quản lý các cuộc thăm dò của họ ở một nơi. Bất kể bạn chọn cách nào để tạo cuộc thăm dò, sau quá trình thêm ban đầu, quá trình tạo cuộc thăm dò sẽ vẫn như cũ.
Ghi chú: Polly không hợp tác nên việc thêm nó làm tab chỉ cho phép tất cả các thành viên của kênh sử dụng ứng dụng. Tuy nhiên, bạn không thể cộng tác trong Cuộc thăm dò ý kiến với các thành viên khác trong kênh.
Đi tới Kênh mà bạn muốn có cuộc thăm dò ý kiến. Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Tiện ích mở rộng nhắn tin’ (ba dấu chấm) bên dưới hộp văn bản Đăng.
Tìm kiếm Polly và nhấp vào nút ‘Thêm’. Làm như vậy sẽ thêm ứng dụng cho bạn trong tất cả các kênh trong tài khoản Nhóm của bạn. Nó sẽ chỉ cài đặt cho bạn, không phải cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Để tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập kênh này, bạn có thể thêm kênh này dưới dạng tab cho một kênh cụ thể. Chuyển đến kênh bạn muốn thêm tab và nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab hiện có.
Cửa sổ thêm tab sẽ mở ra. Tìm kiếm ‘Polly’ từ hộp tìm kiếm và nhấp vào nút ‘Thêm’. Nhấp vào nút ‘Thêm’ sẽ cài đặt ứng dụng. Để thêm thành công nó dưới dạng tab, hãy nhấp vào 'Lưu' trong cửa sổ tiếp theo.
Sau khi đã thêm Polly, dù là Tab hay ứng dụng, bạn sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình trong Polly và cấp cho nó các quyền cần thiết. Nếu bạn là chủ sở hữu tổ chức, bạn cũng có thể thay mặt tổ chức của mình đồng ý và những người dùng khác sẽ không bắt buộc phải xem xét các quyền.
Bây giờ, nếu bạn đã thêm nó dưới dạng một tab, hãy chuyển đến tab và nhấp vào nút ‘Tạo’ để tạo một cuộc thăm dò mới.
Nếu bạn đã thêm nó làm ứng dụng, biểu tượng cho Polly sẽ được thêm vào phần Bài đăng mới cùng với các ứng dụng khác. Nhấn vào nó.
Cửa sổ tạo cuộc thăm dò sẽ mở ra và nó sẽ giống hệt nhau trong cả hai trường hợp. Nhập Câu hỏi và ít nhất hai lựa chọn cho câu trả lời. Bạn có thể thêm nhiều lựa chọn hơn bằng cách nhấp vào nút ‘Thêm lựa chọn’.
Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt cho kết quả và chọn từ ba tùy chọn có sẵn: "Kết quả có sẵn sau khi cuộc thăm dò kết thúc", "Hiển thị kết quả trong thời gian thực" và "Không chia sẻ kết quả với khán giả". Tương tự, hãy chọn xem cuộc thăm dò sẽ là ‘Ẩn danh’ hay ‘Không ẩn danh’. Sau đó, nhấp vào nút ‘Xem trước’.
Bản xem trước về cách thẻ Thăm dò ý kiến sẽ xuất hiện sau khi bạn gửi nó đi sẽ xuất hiện. Nhấp vào "Chỉnh sửa" nếu nó cần được thay đổi, nếu không, hãy nhấn vào nút "Gửi".
Cuộc thăm dò ý kiến sẽ có trên kênh. Và dựa trên việc bạn đã định cấu hình nó để hiển thị kết quả trong khi tạo Cuộc thăm dò ý kiến hay chưa, các thành viên trong nhóm của bạn cũng sẽ có thể xem kết quả trong thời gian thực.
Mặc dù Microsoft Teams không có tính năng tạo Cuộc thăm dò trực tiếp, nhưng bạn có thể có chúng bằng cách sử dụng các ứng dụng tích hợp cho Microsoft Forms hoặc Polly. Microsoft Forms cho phép bạn có các cuộc thăm dò cá nhân cũng như cộng tác trong Teams và phải là phương pháp thuận tiện nhất để có các cuộc thăm dò trong Microsoft Teams. Nhưng Polly cũng là một lựa chọn thay thế tốt, đặc biệt đối với người dùng Microsoft Teams Free, vì Biểu mẫu chỉ khả dụng cho người đăng ký Microsoft 365 Business.