Ô điều khiển điền sẽ sao chép các giá trị, công thức giống nhau hoặc điền vào một chuỗi ngày tháng, văn bản, số và dữ liệu khác vào một số ô mong muốn.
Fill Handle là một tính năng tự động điền mạnh mẽ trong Excel, là một hình vuông nhỏ màu xanh lá cây nằm ở góc dưới bên phải của ô hiện hoạt (hoặc phạm vi ô đã chọn). Nó được sử dụng để sao chép nhanh các giá trị giống nhau xuống một cột (hoặc sang phải trên một hàng) hoặc điền vào một chuỗi, chẳng hạn như số, ngày tháng, văn bản, công thức hoặc một chuỗi chung vào một số ô mong muốn.
Khi bạn di chuột qua chốt điền bằng con trỏ chuột, con trỏ chuột sẽ chuyển từ dấu thập trắng sang dấu cộng màu đen. Nhấp và giữ ô điều khiển, sau đó bạn có thể kéo lên, xuống, qua các ô khác. Khi bạn thả nút chuột, nó sẽ tự động điền nội dung vào các ô bạn đã kéo qua.
Điều khiển điền có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và ngăn chặn con người (như lỗi chính tả). Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sao chép dữ liệu và công thức hoặc điền vào chuỗi ngày, văn bản, số và dữ liệu khác bằng cách sử dụng chốt điền.
Sử dụng Tự động điền trong Excel
Ô điều khiển điền là một trong số ít cách để truy cập tính năng tự động điền trong Excel. Nó giống như một phiên bản sao chép và dán khác, nhưng nó còn hơn thế nữa. Có một số cách khác để bạn sử dụng lệnh tự động điền ngoài lệnh điền:
- Sử dụng phím tắt - Đầu tiên chọn một dải ô, bắt đầu với ô chứa dữ liệu bạn muốn sao chép sang các ô khác. Sau đó nhấn
Ctrl + Dđể sao chép xuống hoặc nhấnCtrl + Rđể điền vào bên phải. - Sử dụng nút điền - Bạn có thể truy cập lệnh điền bằng cách nhấp vào nút ‘Điền’ trong nhóm Chỉnh sửa của tab ‘Trang chủ’. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để điền Down, Right, Up, Left, Across Worksheets, Series, Justify và Flash Fill.
- Nhấp đúp vào ô điều khiển Điền - Một cách khác để tự động điền một cột bằng cách nhấp đúp vào chốt điền của phạm vi đã chọn. Nếu ô bên cạnh ô / ô đã chọn có dữ liệu, hãy nhấp đúp vào ô điều khiển điền để nhanh chóng điền vào cột cho đến khi có dữ liệu trong cột bên cạnh. Nếu tập dữ liệu của bạn có bất kỳ ô trống nào, tập dữ liệu sẽ chỉ điền cho đến khi gặp ô trống trong cột liền kề.
Nhân bản dữ liệu bằng cách sử dụng xử lý điền
Một trong những cách sử dụng cơ bản của chốt điền là sao chép / sao chép nội dung của (các) ô sang nhiều ô. Bạn có thể dễ dàng sao chép văn bản, số, công thức hoặc dữ liệu đơn giản khác bằng cách sử dụng chốt điền.
Tất cả những gì bạn phải làm là chọn (các) ô bạn muốn sao chép và kéo vùng chọn bằng chốt điền (ở góc dưới bên phải của ô đã chọn) theo bất kỳ hướng nào bạn muốn. Nó sẽ nhanh chóng điền dữ liệu từ ô đã chọn để kéo qua các ô.
Hoặc bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào chốt điền nằm ở ô C2, nó sẽ lấp đầy cột cho đến C9 vì có dữ liệu cho đến B9 trong cột liền kề.
Tùy chọn tự động điền
Điều mà chốt điền hoạt động khi bạn kéo chuột là nó nhận dạng các mẫu trong dữ liệu và điền vào danh sách, đồng thời cung cấp cho bạn một số tùy chọn bổ sung mà bạn có thể sử dụng.
Ngay sau khi bạn hoàn tất việc kéo chốt điền bằng chuột (hoặc nhấp đúp) và điền vào danh sách, bạn sẽ nhận được biểu tượng ‘Auto Fill Options ở góc dưới cùng bên phải của danh sách.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, nó sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau sau (tùy thuộc vào dữ liệu):
- Sao chép ô - Thao tác này sẽ sao chép ô đầu tiên trên các ô đã chọn
- Điền vào chuỗi - Tùy chọn này sẽ điền vào các ô đã chọn với một chuỗi / chuỗi giá trị (thường tăng giá trị lên 1), bắt đầu bằng giá trị ô ban đầu.
- Chỉ điền định dạng - Điều này sẽ điền vào phạm vi đã chọn với định dạng của ô ban đầu, nhưng không điền vào các giá trị.
- Điền mà không cần định dạng - Điều này sẽ điền vào phạm vi đã chọn với các giá trị của ô ban đầu, nhưng không điền vào định dạng.
- Điền vào flash - Tùy chọn này tìm các mẫu từ dữ liệu và điền vào danh sách theo nó. Ví dụ: nếu chúng ta sử dụng tùy chọn lấp đầy Flash trong ví dụ dưới đây, nó nhận ra 2000 là 20% và giả định 3000 là 30%, 6500 là 65%, v.v. và điền vào danh sách.
Tự động điền các giá trị văn bản bằng cách sử dụng Fill Handle
Ô điều khiển điền Excel có thể tự động hoàn thành danh sách với các giá trị văn bản bằng cách sao chép (các) giá trị từ (các) ô ban đầu. Nhưng nó cũng có thể nhận ra các giá trị văn bản như một phần của chuỗi như tên tháng, tên ngày và các văn bản khác. Nó có thể được viết tắt hoặc tên đầy đủ của các tháng hoặc các ngày trong tuần, v.v.
Đầu tiên, bạn phải nhập tên viết tắt hoặc tên đầy đủ của tháng hoặc ngày trong tuần vào đầu tiên, sau đó sử dụng chốt điền để điền vào các ô khác như hình dưới đây.
Các ngày trong tuần:
Tên tháng:
Bạn cũng có thể sử dụng điều khiển điền để tự động điền vào văn bản khác có chứa số. Nhập văn bản đầu tiên vào ô đầu tiên và sử dụng điều khiển điền tự động điền tất cả các ô khác.
Tự động điền số bằng cách sử dụng Fill Handle
Bạn cũng có thể sử dụng điền để xử lý để tạo một chuỗi số. Nó có thể là bất kỳ loại số nào như số lẻ, số chẵn hoặc số tăng 1, v.v.
Chọn ít nhất 2 số để thiết lập mẫu cho hai ô đầu tiên và kéo chốt điền thông qua bao nhiêu ô tùy ý. Nếu bạn chỉ chọn một ô có một số và kéo xuống dưới, Excel sẽ chỉ tạo một bản sao của cùng một số trong các ô khác, vì không có mẫu nào trong một số.
Ví dụ: nhập giá trị ‘2’ vào ô B1 và giá trị ‘4’ vào ô B2. Bây giờ hãy chọn B1 và B2 và sử dụng nút điều khiển Tự động điền để kéo xuống dưới, Excel sẽ tạo ra một dãy các số chẵn.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng 'Tùy chọn Tự động điền', một số tùy chọn nhất định sẽ có sẵn như chúng tôi đã giải thích trước đây:
Nhưng thay vì sử dụng nút chuột trái để kéo, hãy sử dụng nút chuột phải và khi bạn buông nút nhấp chuột phải, nhiều tùy chọn sẽ tự động bật lên như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Chúng tôi đã giải thích bốn tùy chọn đầu tiên và tùy chọn lấp đầy flash dùng để làm gì, bây giờ hãy xem phần còn lại của các tùy chọn này cung cấp cho chúng tôi những gì:
- Tùy chọn Xu hướng tuyến tính - Excel tạo một chuỗi giá trị tuyến tính có thể được biểu đồ trên một đường thẳng.
- Tùy chọn Xu hướng tăng trưởng - Excel áp dụng các giá trị bắt đầu cho thuật toán đường cong hàm mũ để tạo ra một chuỗi tăng trưởng.
- Tùy chọn loạt - Tùy chọn này mở ra cửa sổ hộp thoại Series với nhiều tùy chọn nâng cao hơn mà bạn có thể sử dụng.
Sao chép công thức bằng cách sử dụng xử lý điền
Sao chép công thức rất giống với sao chép số xuống một cột hoặc tự động điền vào một chuỗi giá trị.
Chọn một ô có chứa công thức và kéo chốt điền trên các ô khác để sao chép công thức vào các ô đó. Khi bạn sao chép công thức sang một ô khác, các tham chiếu ô của công thức sẽ tự động điều chỉnh theo địa chỉ ô tương ứng.
Ví dụ: nhập công thức vào ô B1 và sử dụng chốt điền để sao chép công thức cho đến ô B10.
Công thức tự động điều chỉnh tương ứng với các ô liền kề.
Và nó sẽ cung cấp cho bạn kết quả cho mỗi hàng.
Tự động điền ngày sử dụng Xử lý điền
Để tự động điền ngày trong một phạm vi ô, hãy nhập ngày vào ô đầu tiên ở bất kỳ định dạng ngày nào mà Excel có thể nhận dạng được.
Sau đó, sử dụng chốt điền để kéo nó xuống cho đến ô mà bạn muốn ngày kết thúc.
Tuy nhiên, đối với ngày tháng, có các tùy chọn Tự động điền bổ sung khả dụng khi bạn nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn Tự động điền’ ở cuối phạm vi tự động điền.
Tại đây, chúng tôi nhận được bốn tùy chọn nâng cao mới cho các ngày ngoài năm tùy chọn mà chúng tôi đã thấy trước đây:
- Ngày lấp đầy - Điều này sẽ điền vào danh sách với các ngày bằng cách tăng dần 1.
- Điền vào các ngày trong tuần - Điều này sẽ điền vào danh sách các ngày trong tuần bằng cách loại trừ Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật.
- Lấp đầy tháng - Tùy chọn này điền vào danh sách với các tháng tăng dần trong khi ngày vẫn giữ nguyên trên tất cả các ô.
- Lấp đầy năm - Tùy chọn này điền vào danh sách với các năm tăng lên 1 trong khi ngày và tháng vẫn giữ nguyên.
Tạo danh sách tùy chỉnh cho dữ liệu tự động điền
Đôi khi bạn không muốn tổ chức danh sách theo cách chuẩn. Trong những trường hợp như vậy, Excel cho phép bạn tạo danh sách của riêng mình mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu. Sau đó, bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh đó để điền các ô bằng cách sử dụng các chốt điền.
Để tạo danh sách tùy chỉnh, hãy chuyển đến tab "Tệp" và chọn "Tùy chọn".
Chọn 'Nâng cao' trong bảng điều khiển bên trái và cuộn xuống cho đến khi bạn thấy nút "Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh .." trong phần "Chung" trong ngăn bên phải. Sau đó nhấp vào nút đó để mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh.
Nhập danh sách mới của bạn vào cửa sổ ‘Danh sách mục nhập’ và nhấp vào ‘Thêm’ và danh sách của bạn sẽ xuất hiện trong khu vực ‘Danh sách tùy chỉnh’ như được hiển thị bên dưới. Sau đó nhấp vào ‘OK’ một lần nữa và một lần nữa để đóng cả hai hộp thoại.
Bây giờ hãy chọn ô mà bạn muốn danh sách của mình và nhập mục đầu tiên của danh sách tùy chỉnh của bạn.
Sau đó, kéo chốt điền để tự động hoàn thành các ô có giá trị từ danh sách tùy chỉnh của bạn.
Bật hoặc tắt Tùy chọn Tự động điền trong Excel
Tính năng Tự động điền trong Excel được bật theo mặc định, nếu tay cầm điền không hoạt động, bạn có thể bật tính năng này trên các tùy chọn Excel:
Đầu tiên, hãy chuyển đến tab ‘Tệp’ và chọn ‘Tùy chọn’.
Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, chọn ‘Nâng cao’ và chọn hộp kiểm ‘Bật tay cầm điền và kéo và thả ô’ trong phần ‘Tùy chọn chỉnh sửa’. Điều này sẽ kích hoạt xử lý điền trong Excel của bạn.
Sau đó nhấp vào ‘OK’ để đóng hộp thoại.
Đó là nó.