Bạn đã gửi một email mà bạn không nên có? Không cần phải lo lắng; Microsoft Outlook sẽ lưu ẩn của bạn.
Bạn đã bao giờ gửi nhầm email cho ai đó và cảm thấy như thế giới sắp kết thúc? Hoặc thậm chí không phải là sai, chỉ là một chưa hoàn thiện và bây giờ bạn nghĩ rằng bạn sẽ trông giống như một kẻ ngu ngốc hoàn toàn trước mặt đồng nghiệp của bạn? Người dùng Microsoft Outlook không phải lo lắng về những trò tai quái này.
Microsoft Outlook có tính năng gọi lại hoặc thay thế email của bạn và người khác sẽ không bao giờ phải phát hiện ra bất kỳ sai sót nào từ phía bạn. Tất nhiên, có một vài chuỗi đính kèm.
Khi nào bạn có thể gọi lại một email
Tính năng thu hồi hoặc thay thế chỉ hoạt động khi người khác chưa mở và đọc email của bạn. Việc xem email trong ngăn đọc không được tính. Và bạn chỉ có thể sử dụng nó nếu cả bạn và người nhận đều có tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange trong cùng một tổ chức. Nhớ lại / Thay thế là một tính năng của Microsoft Exchange và nó không khả dụng cho tài khoản MAPI hoặc POP.
Ghi chú: Tính năng Gọi lại sẽ không khả dụng nếu tổ chức của bạn chưa bật tính năng này.
Cách gọi lại email
Mở ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn của bạn (ứng dụng này sẽ không hoạt động với Outlook trực tuyến) và đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn. Trước khi tiếp tục tìm kiếm nút Gọi lại đó, bạn có thể tìm hiểu xem tài khoản của mình có đủ điều kiện để sử dụng tùy chọn này hay không nếu bạn không chắc chắn.
Chuyển đến tùy chọn menu ‘Tệp’ và nhấp vào nó.
Thông tin tài khoản sẽ mở ra. Hãy xem loại tài khoản là 'Microsoft Exchange' chứ không phải MAPI hoặc POP.
Nếu đó là tài khoản Microsoft Exchange và người nhận cũng trên cùng một hệ thống email, bạn nên tiếp tục. Nhấp vào nút quay lại để quay lại cửa sổ chính và chuyển đến thư mục ‘Các mục đã gửi’.
Mở thư mà bạn muốn gọi lại. Bấm đúp vào nó để mở nó. Một cú nhấp chuột vào email, như chúng ta thường làm, sẽ mở nó trong ngăn đọc. Bạn không thể gọi lại email từ ngăn đọc. Thư sẽ mở trong một cửa sổ riêng biệt. Từ tab 'Tin nhắn', chọn 'Tác vụ' rồi chọn 'Nhắc lại tin nhắn này' từ menu thả xuống.
Nếu bạn không thể tìm thấy tùy chọn "Tác vụ" trên tab "Tin nhắn", hãy phóng to cửa sổ của bạn thành toàn màn hình khi một số tùy chọn biến mất trong một phần cửa sổ hoặc chuyển sang tab "Tệp".
Từ tab Tệp, chọn 'Thông tin' từ menu điều hướng ở bên trái.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Gửi lại hoặc Nhớ lại’ và chọn ‘Nhắc lại Thư này’ từ trình đơn thả xuống.
Khi bạn nhấp vào tùy chọn Nhớ lại (từ một trong hai tab), một hộp thoại sẽ mở ra và bạn có thể chọn xem bạn muốn thu hồi toàn bộ thư hay thay thế nó. Việc gọi lại thư sẽ xóa thư khỏi hộp thư đến của người nhận, trong khi tùy chọn thay thế sẽ xóa thư trước đó và thay thế bằng thư mới.
Hãy kiểm tra sự khác biệt giữa cả hai tùy chọn. Để chỉ cần gọi lại email, hãy chọn tùy chọn 'Xóa các bản sao chưa đọc của thư này'.
Chọn tùy chọn 'Cho tôi biết nếu thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận' trước khi gọi lại thư. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được một thông báo cho bạn biết liệu việc thu hồi có thành công hay không. Chọn tùy chọn này cho dù bạn đang định thu hồi hay thay thế email để biết tình trạng thu hồi.
Bây giờ, hãy nhấp vào OK. Đó là tất cả những gì bạn cần làm và tin nhắn sẽ được gọi lại nếu người nhận chưa đọc.
Để thay thế email, hãy chọn tùy chọn 'Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một thư mới' và nhấp vào OK.
Outlook sẽ mở email ban đầu của bạn trong hộp soạn thư. Bạn có thể chỉnh sửa nó để phản ánh những gì bạn muốn gửi ngay bây giờ và nhấp vào nút ‘Gửi’. Email mới sẽ thay thế thư trước đó trong hộp thư đến của người nhận.
Bạn sẽ nhận được thông báo nếu thu hồi tin nhắn thành công.
Điều gì xảy ra ở phía người nhận?
Khi thu hồi thành công: Nếu người nhận không đọc tin nhắn gốc khi bạn gọi lại / thay thế tin nhắn, thì tin nhắn gốc sẽ bị xóa và được thay thế bằng tin nhắn thay thế (trong trường hợp có một tin nhắn). Ngoài ra, người nhận được thông báo rằng bạn đã gọi lại một tin nhắn.
Khi thu hồi không thành công: Cả thư gốc và thư gọi lại đều có trong thư mục của người nhận. Trong trường hợp người nhận mở tin nhắn gốc ngay khi yêu cầu thu hồi đang được xử lý, người nhận sẽ được thông báo rằng bạn đang cố gọi lại tin nhắn. Nhưng tin nhắn gốc vẫn có sẵn trong thư mục của họ.
Cho dù bạn đã gửi một email có sai sự thật hoặc không đủ thông tin, Microsoft Outlook sẽ là vị cứu tinh cho bạn. Nhắc lại thông báo trong một vài cú nhấp chuột, và không ai khôn ngoan hơn trong việc kết hợp của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng, bạn cần phải hành động nhanh chóng, vì một khi người nhận đọc thư của bạn, sẽ chẳng có ích lợi gì.