Mọi thứ bạn cần biết về tổ chức sự kiện trên nền tảng mới nhất từ Zoom
Đại dịch đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm mọi việc. Chúng tôi không chỉ tổ chức các cuộc họp hoặc lớp học trực tuyến nữa. Bây giờ là tất cả mọi thứ - tham gia các buổi hòa nhạc, truyện tranh khuyết điểm, lớp học yoga, lớp học nấu ăn, các buổi tập thể dục - bạn sẽ có được thông tin chính. Bất cứ điều gì bạn cần làm, bạn có thể thực hiện trực tuyến. Và Zoom đã là một trong những người đi trước trong thể loại này.
Nhưng nền tảng cuộc họp Zoom hiện tại được thiết kế để tổ chức các cuộc họp, không phải các sự kiện trực tuyến. Và mặc dù chúng tôi đã và đang làm, nhưng điều đó không giống nhau. Tất cả điều đó sẽ thay đổi bây giờ.
Zoom đã công bố OnZoom tại Zoomtopia năm nay, Hội nghị người dùng Zoom hàng năm cũng đã được tổ chức trực tuyến trong năm nay. OnZoom là một phần mở rộng của nền tảng truyền thông hợp nhất của Zoom. Sử dụng OnZoom, người dùng được cấp phép sẽ có thể tạo, tổ chức và thậm chí kiếm tiền từ các sự kiện trực tuyến bằng cách sử dụng cùng một nền tảng như Cuộc họp thu phóng. Người tham dự có thể tham gia sự kiện với bất kỳ loại tài khoản nào.
OnZoom là gì?
OnZoom là một nền tảng tham gia sự kiện chỉ dành cho mục đích tổ chức các sự kiện trực tuyến. Phiên bản beta cho OnZoom hiện đã có sẵn để sử dụng ở Hoa Kỳ cho tất cả người dùng Zoom được cấp phép mà không phải trả thêm phí. Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp, nhạc sĩ, giáo viên dạy múa hay gốm sứ, bạn đều có thể sử dụng nền tảng OnZoom để tổ chức các sự kiện / lớp học.
Người dùng có thể tổ chức các sự kiện cho từ 100 đến tối đa 1000 người tham gia (tùy thuộc vào tài khoản Zoom của họ) và thậm chí dễ dàng kiếm tiền từ chúng. Quyền tham gia sự kiện có thể miễn phí, với vé trả phí hoặc kết hợp cả hai. Và hệ thống thanh toán hoàn toàn an toàn và đơn giản hóa. Những người tham dự có thể thanh toán vé bằng PayPal và các thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ chính.
Người tổ chức chỉ có thể nhận tiền cho các vé bằng tài khoản PayPal Business. Nếu bạn chưa có, hãy tạo nó từ trang web của PayPal. Thường mất vài ngày để tài khoản PayPal Business của bạn bắt đầu hoạt động.
Nếu bạn cần bao gồm nhiều người tham gia sự kiện hơn giới hạn được phân bổ, bạn cũng có thể biến nó thành một phiên phát trực tiếp.
Những người tham dự có thể truy cập on.zoom.us và khám phá và theo dõi các sự kiện hoặc lớp học mà họ quan tâm. Thư mục đầy đủ về các sự kiện công cộng sắp tới sẽ có sẵn để bạn khám phá và duyệt qua.
Nhận quyền truy cập máy chủ OnZoom
Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên của tài khoản Zoom trả phí mới có thể sử dụng OnZoom. Nhưng trước khi có thể bắt đầu sử dụng OnZoom beta, bạn cần đăng ký để trở thành người dẫn chương trình. Nhấp vào đây để chuyển đến ứng dụng cho OnZoom beta.
Việc điền vào ứng dụng không đảm bảo quyền truy cập vào máy chủ. Nhóm của OnZoom sẽ xem xét đơn đăng ký của bạn và quyết định có cung cấp cho bạn quyền truy cập Máy chủ hay không. OnZoom beta hiện chỉ có sẵn ở Hoa Kỳ, vì vậy chỉ những người dùng có tài khoản Pro, Business, Enterprise hoặc Education Zoom tại Hoa Kỳ mới có thể tổ chức các sự kiện hiện tại.
Điền vào bảng câu hỏi cho biểu mẫu đăng ký bao gồm các chi tiết cơ bản về tài khoản của bạn như tên, địa chỉ email, số tài khoản Zoom, tổ chức của bạn có được miễn thuế hay không, v.v.
Sau đó, đến câu hỏi về lý do tại sao bạn muốn sử dụng OnZoom. Hãy làm cho phần lý do bạn muốn sử dụng OnZoom càng rõ ràng càng tốt, vì việc chấp thuận đơn đăng ký của bạn sẽ phụ thuộc vào nó. Gửi đơn đăng ký của bạn sau khi hoàn thành.
Nhóm của Zoom sẽ trả lời bằng email để cho bạn biết liệu đơn đăng ký của bạn đã được phê duyệt hay đã được thêm vào danh sách chờ để đánh giá lại trong tương lai.
Bạn cũng có thể được yêu cầu gửi lại đơn đăng ký của mình mà không bị từ chối, đưa vào danh sách chờ hoặc được chấp nhận. Theo dõi email của bạn và gửi lại đơn đăng ký của bạn nếu điều đó xảy ra. Nếu không, trạng thái đơn đăng ký của bạn sẽ không tiến triển.
Nếu đơn đăng ký của bạn được chấp nhận, trước tiên bạn phải tham gia một buổi đào tạo bắt buộc với nhóm OnZoom. Bạn sẽ nhận được email có một vài phiên sắp tới mà bạn có thể tham gia. Bấm vào liên kết cho một cái phù hợp với bạn và đăng ký nó. Các liên kết này sẽ chỉ hoạt động với bạn và bạn không thể chia sẻ chúng với bất kỳ ai khác. Buổi đào tạo cũng sẽ bao gồm Câu hỏi thường gặp để bạn hoặc những người tham dự khác có mặt có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào về trải nghiệm máy chủ OnZoom.
Sau khi tham gia buổi đào tạo bắt buộc, bạn sẽ có quyền truy cập máy chủ. Có thể mất một vài ngày sau buổi đào tạo để bạn nhận được email phê duyệt, nhưng điều đó sẽ xảy ra.
Tạo và lưu trữ sự kiện trên OnZoom
Sau khi có quyền truy cập máy chủ, bạn có thể bắt đầu tổ chức các sự kiện trên OnZoom. Truy cập on.zoom.us và đăng nhập bằng tài khoản máy chủ của bạn.
Trước khi máy chủ truy cập, trang chủ OnZoom của bạn sẽ chỉ là nơi bạn có thể khám phá các sự kiện đã xuất bản và đăng ký chúng. Nhưng sau khi bạn có quyền truy cập, một vài tùy chọn sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên phải của màn hình, bên cạnh biểu tượng hồ sơ của bạn.
Thiết lập tài khoản máy chủ của bạn
Nhấp vào nút ‘Tạo’ để tạo sự kiện.
Lần đầu tiên tạo sự kiện, bạn sẽ đến trang nguyên tắc cộng đồng. Cuộn qua trang và đọc chúng, sau đó đánh dấu hộp cho "Tôi đã đọc và chấp nhận Tiêu chuẩn cộng đồng" và nhấp vào nút "Chấp nhận" để tiếp tục.
Sau đó, trước khi có thể tạo sự kiện, bạn cần hoàn thành thiết lập ban đầu cho tài khoản của mình. Bước đầu tiên bao gồm hồ sơ máy chủ của bạn. Hồ sơ Máy chủ của bạn là thông tin về bạn mà bạn muốn công khai cho những người tham dự tiềm năng. Nó hiển thị với mỗi sự kiện và đóng một phần trong việc cho phép những người tham dự quyết định xem họ có muốn tham dự sự kiện của bạn hay không. Nó bao gồm việc đưa ra một bức ảnh hồ sơ cá nhân và một mô tả ngắn về bản thân bạn. Bạn có thể chỉnh sửa chúng sau.
Trên trang tiếp theo, hãy liên kết tài khoản PayPal Business của bạn. Bước này là tùy chọn và bạn có thể bỏ qua nếu chỉ muốn tổ chức các sự kiện miễn phí. Nhưng để tổ chức các sự kiện trả phí, bạn cần hoàn thành bước này. Hiện tại, tài khoản PayPal Business là cách duy nhất bạn có thể tính phí mua vé.
Ngoài ra, nếu bạn muốn người tham dự có thể thanh toán vé bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, hãy bật tùy chọn 'Chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng của bạn với PayPal'. Nếu bạn bỏ qua bước này ngay bây giờ và muốn bật nó sau này, bạn sẽ phải xóa liên kết và sau đó liên kết lại tài khoản PayPal của mình để thay đổi cài đặt tùy chọn này.
Sau đó, trên trang tiếp theo, hãy nhập địa chỉ Thanh toán của bạn. Đây, một lần nữa, là tùy chọn và bạn có thể bỏ qua nếu bạn chỉ muốn tổ chức các sự kiện miễn phí. Nhưng để tổ chức các sự kiện trả phí, đây là một điều cần thiết. Bạn cũng có thể gửi thông tin miễn thuế của mình tại đây nếu tổ chức của bạn đủ điều kiện để được miễn thuế.
Cuối cùng, nhấp vào ‘Lưu’. Quá trình thiết lập ban đầu cho tài khoản máy chủ của bạn đã hoàn tất.
Tạo sự kiện đầu tiên của bạn
Sau khi thiết lập tài khoản của mình, bạn sẽ đến trang nơi bạn có thể tạo sự kiện. Tạo sự kiện bao gồm ba bước: Thẻ sự kiện, Hồ sơ sự kiện và Vé.
Bước đầu tiên là Thẻ sự kiện. Bạn phải cung cấp tên và mô tả ngắn về sự kiện dưới 140 ký tự.
Sau đó, chọn danh mục của sự kiện và bạn cũng có thể thêm các thẻ để cung cấp thông tin bổ sung để theo dõi chúng. Bạn có thể thêm tối đa 8 thẻ.
Phần tiếp theo là thiết lập ngày và giờ cho sự kiện. Sự kiện có thể là một lần hoặc có thể là một chuỗi. Đối với sự kiện Một lần, bạn cần chỉ định thời gian bắt đầu và thời lượng.
Nhấp vào tùy chọn ‘Chuỗi sự kiện’ để chuyển sang sự kiện loại chuỗi sự kiện. Đối với sự kiện dạng chuỗi, cùng với thời gian và thời lượng bắt đầu, bạn cũng phải đề cập đến tần suất lặp lại và số lượng sự kiện mà bạn muốn chuỗi sự kiện kết thúc hoặc ngày kết thúc chuỗi sự kiện. Thời gian và thời lượng của tất cả các sự kiện trong chuỗi sẽ được giữ nguyên.
Cùng với các sự kiện miễn phí hoặc trả phí, OnZoom cũng sẽ bổ sung thêm chức năng để biến sự kiện trở thành hoạt động gây quỹ. Tính năng này đã bắt đầu được triển khai và khi nó đến tài khoản của bạn, bạn có thể bật nút "Gây quỹ" và thêm tổ chức Phi lợi nhuận mà bạn muốn gây quỹ.
Sau đó, có 'Tùy chọn sự kiện'. Bạn có thể định cấu hình Cài đặt tham gia, Bảo mật sự kiện và các tùy chọn cho Bản ghi đám mây và Phát trực tiếp. Nhấp vào chúng để mở rộng các tùy chọn khác.
Trong phần "Cài đặt tham gia", bạn có thể quyết định xem bạn có muốn tham gia sự kiện với video đang bật hay không, có phòng chờ sự kiện hay không và người tham dự có thể tham gia trước 5 phút hay không.
Một trong những tùy chọn thú vị ở đây là bạn có muốn liệt kê sự kiện của mình trong thư mục Zoom hay không. Theo mặc định, chuyển đổi cho tùy chọn này được bật. Khi sự kiện bắt đầu, sự kiện của bạn sẽ được phát hiện công khai trên OnZoom. Điều quan trọng là bạn phải bật nút này để tối đa hóa khả năng tiếp cận sự kiện của mình. Nhưng nếu bạn muốn có một sự kiện riêng tư mà bạn chỉ có thể chia sẻ bằng một liên kết, hãy tắt nó đi.
Tùy chọn có thể tùy chỉnh thứ hai dành cho bảo mật sự kiện. Khi bạn nhấp vào nó, các tùy chọn sau sẽ mở rộng: "Người tham dự có thể gửi tin nhắn trò chuyện 1: 1", "Người tham dự có thể thay đổi tên màn hình" và "Người tham dự có thể chia sẻ màn hình của họ". Theo mặc định, tất cả các tùy chọn này đều tắt để tối đa hóa bảo mật. Bạn có thể bật chúng, nhưng OnZoom khuyên bạn nên tiến hành một cách thận trọng và chỉ bật chúng khi bạn có thể tin tưởng những người tham dự và biết rằng họ sẽ không làm gián đoạn sự kiện.
Tùy chọn cuối cùng dành cho Phát trực tiếp và Ghi âm trên đám mây. Theo mặc định, ghi các sự kiện bị tắt.
Nếu bật Ghi âm đám mây, bạn sẽ nhận được tuyên bố từ chối trách nhiệm rằng “việc bật tính năng này [ghi âm trên đám mây] yêu cầu người tham dự đồng ý để được ghi lại và có thể ảnh hưởng đến việc bán vé”. Bạn sẽ phải xác nhận rằng bạn muốn bật tính năng này bằng cách nhấp vào nút "Bật". Nếu bạn bật ghi âm đám mây, trang thông tin sự kiện của bạn và quy trình mua vé sẽ bao gồm một thông báo bổ sung cho những người tham dự tiềm năng rằng “sự kiện có thể được ghi lại”.
Sau khi định cấu hình tất cả các cài đặt, hãy nhấp vào nút ‘Lưu & Tiếp tục’ để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước tiếp theo là Hồ sơ sự kiện. Nó bao gồm thiết lập ảnh cho sự kiện, thêm liên kết YouTube và thông tin thêm về những người tham dự sự kiện cần biết. Sự kiện của bạn phải có ít nhất một ảnh bìa, nhưng bạn có thể thêm tối đa ba ảnh sự kiện.
Bạn cũng có thể thêm liên kết YouTube chứa thông tin về sự kiện. Video YouTube xuất hiện dưới dạng hình thu nhỏ bổ sung bên cạnh hình ảnh sự kiện.
Tùy chọn cuối cùng trên trang này là thông tin liên hệ. Bạn không thể thay đổi email liên hệ vì chỉ những người tham dự mới có thể liên hệ với tài khoản có quyền truy cập máy chủ. Nhưng bạn có thể thay đổi tên liên hệ.
Nhấp vào ‘Lưu & Tiếp tục’ để chuyển sang bước cuối cùng.
Bước cuối cùng trong quá trình tạo sự kiện của bạn là "Vé". Có thể cho rằng, đây cũng là phần quan trọng nhất của sự kiện mà bạn đang tạo. Bạn có thể có vé miễn phí hoặc trả phí cho sự kiện của mình hoặc kết hợp cả hai. Nhưng nếu bạn chưa thiết lập phương thức thanh toán, bạn chỉ có thể có vé miễn phí.
Điều đầu tiên bạn sẽ thấy trên trang Vé khi tạo sự kiện của mình là sức chứa của sự kiện. Số lượng người tham dự tùy thuộc vào loại tài khoản của bạn và bạn có thể nâng cấp tài khoản của mình từ trang này một cách dễ dàng nếu muốn.
Sau đó, chọn loại vé của bạn bằng cách chọn ‘Miễn phí’ hoặc ‘Trả phí’ từ các tùy chọn.
Bạn có thể có nhiều loại vé khác nhau cho một sự kiện. Vì vậy, ví dụ: nếu bạn muốn có vé rẻ hơn cho những người đặt sớm và vé đắt hơn để vào cửa Chung hoặc vé miễn phí cho những người từ một miền nhất định, bạn có thể tạo các loại vé khác nhau cho những loại vé này.
Để tạo vé, hãy nhập số lượng cho loại vé bạn muốn bán. Tổng số vé cho sự kiện của bạn phụ thuộc vào tài khoản của bạn. Vì vậy, nếu bạn có tài khoản hỗ trợ tối đa 1000 người tham dự, bạn có thể có tổng cộng 999 vé.
Sau đó, nhập tên cho vé. Ví dụ. Chim sớm.
Nếu đó là một sự kiện miễn phí, vé sẽ miễn phí. Đối với một sự kiện trả phí, vé có thể là bất cứ thứ gì từ $ 1 đến bất cứ thứ gì bạn muốn. Có một giới hạn trên cho giá vé, nhưng OnZoom nói rằng nó khá cao và bạn sẽ không cố gắng định giá vé của mình ở mức giá đó. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về mức giá tối đa mà bạn có thể quyết định cho vé.
Sau đó, nhập ngày và khoảng thời gian mà vé sẽ có sẵn để bán. Nếu bạn muốn người tham dự có thể mua vé ngay cả trong thời gian diễn ra sự kiện, bạn có thể chọn thời gian bán vé cho phù hợp.
Nếu bạn muốn chỉ cung cấp vé cho một số người nhất định, chẳng hạn như những người đăng ký với một miền cụ thể, hãy bật nút gạt cho 'Kiểm soát ai có thể đăng ký vé này'. Chẳng bao lâu nữa, bạn cũng sẽ có thể cung cấp tính năng này cho chỉ những người được mời qua email. Sau đó, chọn hộp kiểm cho 'Người dùng từ các miền được chỉ định' và nhập tên miền.
Cuối cùng, nhấp vào ‘Lưu’.
Để thêm một loại vé khác, hãy nhấp vào ‘Thêm vé’ và lặp lại quy trình và thêm nhiều vé cho sự kiện.
Đối với sự kiện theo chuỗi, hiện tại chỉ cho phép hai loại vé. Một dành cho toàn bộ chuỗi sự kiện và vé còn lại là vé tham quan có thể được mua cho một sự kiện trong chuỗi sự kiện.
Sau đó, trước khi nhấp vào nút 'Xuất bản', OnZoom khuyên bạn nên xem qua chi tiết sự kiện của bạn một lần nữa. Khi bạn đã chắc chắn, hãy nhấp vào nút 'Xuất bản' và sự kiện của bạn sẽ được tạo. Nếu bạn không muốn xuất bản ngay lập tức, hãy nhấp vào nút "Lưu" và bạn có thể xem lại bản nháp bất kỳ lúc nào.
Chỉ những người có vé mới có thể tham dự sự kiện. Ngay cả khi chia sẻ liên kết nhận được với người khác, họ cũng không thể tham dự sự kiện trừ khi đăng ký và mua vé. Nếu một người tham dự tạo ra rắc rối, bạn cũng có thể xóa họ khỏi sự kiện.
Chính sách hủy bỏ các sự kiện của bạn do bạn quyết định. Nếu bạn quyết định có chính sách hủy, bạn sẽ phải chịu một khoản lỗ nhẹ vì phí giao dịch của PayPal không được hoàn lại. Nhưng OnZoom khuyên bạn nên có chính sách hủy vì nó có thể ảnh hưởng đến xếp hạng máy chủ của bạn. Và một xếp hạng tốt cũng quan trọng đối với OnZoom.
OnZoom là một nơi tuyệt vời để tổ chức các sự kiện cho doanh nghiệp của bạn, nhưng trước khi tổ chức một sự kiện, điều quan trọng là bạn phải tự làm quen với nền tảng và các phương pháp hay nhất của nó. Đó là một phần lý do OnZoom tổ chức các buổi đào tạo bắt buộc trước khi cấp quyền truy cập máy chủ. Vì đây không phải là một cuộc họp với những người bạn biết, nên việc duy trì an ninh là điều tối quan trọng. Để làm được điều đó, bạn cần phải biết các hoạt động của nền tảng một cách phức tạp. Nhưng một khi bạn hiểu biết về nền tảng này tốt hơn một chút, bạn có thể tổ chức tất cả các sự kiện mà bạn muốn.