Mọi thứ bạn cần biết về việc mời ai đó tham gia Cuộc họp Nhóm Microsoft
Microsoft Teams là một trong những ứng dụng Workstream Collaboration hàng đầu có sẵn cho nhiều người. Các ứng dụng WSC đã trở thành một lựa chọn cần thiết trong vài tháng qua. Các tổ chức trên toàn thế giới đã bám vào các ứng dụng như Microsoft Teams để giữ cho doanh nghiệp của họ nổi như Rose đã làm trước cánh cửa đó (RIP Jack).
Cho dù bạn muốn tổ chức các cuộc họp video hay chia sẻ và cộng tác trên các tệp với các thành viên trong nhóm của mình, cấu trúc tổ chức của Microsoft Teams giúp bạn ngày càng dễ dàng thực hiện điều đó. Sử dụng Microsoft Teams, bạn không chỉ có thể có các cuộc họp video với các thành viên trong tổ chức của mình mà còn với những người bên ngoài, cho dù họ có tài khoản Microsoft Teams hay không.
Mời mọi người trong cuộc họp
Cho dù đó là cuộc họp đặc biệt chỉ có thể diễn ra trong kênh nhóm hay cuộc họp đã lên lịch diễn ra trong một kênh, bất kỳ thành viên nào trong nhóm có quyền truy cập vào kênh đều có thể tham gia cuộc họp từ đó. Nhưng đó không phải là cách duy nhất để mọi người tham gia cuộc họp của bạn. Bạn có thể mời bất kỳ ai - thành viên tổ chức cũng như khách - tham gia cuộc họp trong Microsoft Teams bất kỳ lúc nào trong cuộc gọi.
Nhấp vào biểu tượng 'Hiển thị Người tham gia' trên thanh công cụ cuộc gọi trong cuộc họp. Danh sách người tham gia sẽ mở ra ở phía bên phải của màn hình.
Bây giờ, nếu bạn muốn mời ai đó thuộc cùng một tổ chức với bạn - thành viên trong nhóm và thành viên không phải nhóm như nhau - hãy nhấp vào hộp văn bản 'Mời ai đó' và bắt đầu nhập tên của họ.
Đề xuất cho các thành viên tổ chức sẽ xuất hiện bên dưới hộp văn bản. Chọn người bạn muốn mời.
Ngay sau khi bạn nhấp vào tên của họ, Microsoft Teams sẽ bắt đầu gọi họ. Họ có thể chấp nhận cuộc gọi để tham gia cuộc họp.
Để mời ai đó từ bên ngoài tổ chức của bạn, hãy nhấp vào nút 'Sao chép thông tin Tham gia' bên cạnh hộp văn bản mời.
Thông tin cuộc họp sẽ được sao chép vào khay nhớ tạm của bạn. Khi bạn dán thông tin tham gia, thông tin đó sẽ ở dạng liên kết "Tham gia cuộc họp nhóm Microsoft". Gửi nó qua email, tin nhắn hoặc bất kỳ phương tiện nào khác tới những người bạn muốn mời.
Sau đó, họ có thể tham gia cuộc họp từ liên kết trong tin nhắn với tư cách là Khách. Việc người đó có tài khoản Microsoft Teams hay không không quan trọng. Bất kỳ ai cũng có thể tham gia cuộc họp từ liên kết mời.
Ghi chú: Khách mời phải được một người nào đó đã có mặt trong cuộc họp tham gia cuộc họp sau khi họ đã tham gia.
Mời mọi người trước cuộc họp
Người đăng ký Microsoft Teams Office 365 Business cũng có một chức năng bổ sung so với người dùng Microsoft Teams Miễn phí. Ngoài việc tổ chức các cuộc họp đột xuất, họ cũng có thể lên lịch họp trước. Và việc lên lịch các cuộc họp không chỉ vì lợi ích của bạn. Bạn cũng có thể mời mọi người trong khi lên lịch cuộc họp để họ có thể quan tâm và quản lý lịch trình của mình để phù hợp với cuộc họp.
Trong màn hình của bộ lập lịch, hãy nhấp vào 'Thêm người tham dự được yêu cầu' để mời mọi người. Đối với các thành viên của tổ chức, hãy bắt đầu nhập tên của họ và nhấp vào tên của người khi tên đó xuất hiện bên dưới hộp văn bản.
Đối với những người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy nhập ID email của họ vào hộp văn bản.
Email mời sẽ tự động được gửi đến mọi người cùng với liên kết cuộc họp và ngày giờ cuộc họp sau khi bạn nhấp vào nút ‘Gửi’ trên bộ lập lịch cuộc họp.
Những người nhận sau đó sẽ có thể tham gia vào thời điểm cuộc họp từ liên kết mời của họ.
Khá dễ dàng để mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp Microsoft Teams, cho dù họ có thuộc cùng tổ chức với bạn hay không. Ngoài ra, bạn có thể mời mọi người không chỉ trong cuộc họp mà còn có thể mời trước cho các cuộc họp đã lên lịch.