Hướng dẫn tổ chức cuộc họp thu phóng an toàn
Chuyển sang phần mềm cộng tác luồng công việc trực tuyến như Zoom là đủ thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Và giờ đây, các báo cáo về Cuộc họp Zoom bị tấn công bởi những vị khách không mời là điều đáng sợ đối với những doanh nghiệp này và những người sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến mới.
Vì vậy, đây là hướng dẫn tồn tại của chúng tôi trong những tình huống đại dịch này khi không sử dụng phần mềm cộng tác miễn phí như Zoom không phải là một lựa chọn. Zoom làm nhiều thứ tốt hơn đối thủ, miễn phí.
Zoom Bombing là gì?
Internet và FBI đã gọi cuộc họp Zoom thất bại này bị tấn công là 'Zoom Bombing'.
Tuy nhiên, Zoom Bombing không chính xác là hack một cuộc họp Zoom. Nó chỉ đơn thuần là tận dụng cách Cuộc họp thu phóng được tạo và vận hành. Và điều tốt về điều đó là bạn có thể ngăn chặn nó bằng cách tùy chỉnh cài đặt của Cuộc họp thu phóng.
Giả sử, bạn thiết lập Cuộc họp thu phóng và gửi lời mời đến những người bạn muốn tham gia cuộc họp. Đây là một thủ tục bình thường và rất hiệu quả để tạo các cuộc họp Thu phóng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu một linh hồn tội nghiệp nào đó mà bạn đã gửi lời mời, vô tình làm rò rỉ liên kết lời mời hoặc thư, thì bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó để tham gia cuộc họp.
Sau đó, những vị khách không mong muốn và không được mời này trong cuộc họp Zoom có thể đánh bom cuộc họp theo nhiều cách. Zoombing tồi tệ nhất được thực hiện thông qua chia sẻ màn hình.
Theo cài đặt mặc định trong cuộc họp Thu phóng, bất kỳ người tham gia nào cũng có thể chia sẻ màn hình của họ trong cuộc họp. Zoombomber có thể tận dụng tính năng này và chia sẻ nội dung phi xã hội hoặc không an toàn cho công việc thông qua chia sẻ màn hình cho mọi người trong cuộc họp. Mà thực chất là phóng to ném bom cuộc họp của bạn.
Làm thế nào để ngăn chặn ném bom phóng đại
Những vị khách không mong muốn và không được mời có thể dễ dàng ném bom các cuộc họp của Zoom, nhưng điều đó không có nghĩa là Zoom không đủ an toàn. Đó là cách các cuộc họp Zoom được tạo ra để việc ném bom trở nên dễ dàng hơn đối với bất kỳ ai có liên kết lời mời.
Mặc dù bạn không thể kiểm soát ai có thể chạm vào liên kết lời mời hoặc thư tới Cuộc họp thu phóng của bạn, bạn có thể đảm bảo rằng bất kỳ khách không mong muốn nào cũng không thể tham gia cuộc họp.
Trong trường hợp bạn không thể xác định khách là 'không mong muốn' vì bạn đang gửi lời mời mở cho bất kỳ ai muốn tham gia cuộc họp, ít nhất bạn có thể hạn chế người tham gia chia sẻ nội dung màn hình của họ bằng cách chỉ cho phép người chủ trì chia sẻ màn hình trong một cuộc họp Thu phóng.
Tắt chia sẻ màn hình cho người tham gia
Bằng cách tắt khả năng chia sẻ màn hình cho những người tham gia cuộc họp Thu phóng, bạn có thể đảm bảo không ai ném bom cuộc họp bằng nội dung không mong muốn.
Bạn có thể tắt Chia sẻ Màn hình ở chế độ Thu phóng bằng cách truy cập cài đặt Chia sẻ Màn hình từ thanh điều khiển máy chủ trong cửa sổ cuộc họp Thu phóng. Nhấp vào biểu tượng mũi tên phía trên bên cạnh nút Chia sẻ Màn hình và chọn ‘Tùy chọn Chia sẻ Nâng cao’ từ menu.
Sau đó, đặt các cài đặt sau trong màn hình tùy chọn chia sẻ nâng cao:
- Có bao nhiêu người tham gia có thể chia sẻ cùng một lúc?
✅ Một người tham gia có thể chia sẻ cùng một lúc
- Ai có thể chia sẻ?
✅ Chỉ Máy chủ
Việc hạn chế chia sẻ màn hình chỉ với máy chủ có thể ngăn chặn phương pháp đánh bom Zoom phổ biến nhất mà người tham gia có thể khai thác.
Bạn cũng có thể hạn chế vĩnh viễn Chia sẻ màn hình chỉ với máy chủ lưu trữ từ trang cài đặt Tài khoản Thu phóng của bạn. Đối với điều đó, hãy mở liên kết zoom.us/profile/setting trong trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Trên tab "Cuộc họp" trên màn hình cài đặt tài khoản Thu phóng của bạn, cuộn xuống cho đến khi bạn thấy các tùy chọn "Chia sẻ màn hình" trong phần "Cuộc họp (cơ bản)". Sau đó, thay đổi cài đặt "Ai có thể chia sẻ?" Thành "Chỉ máy chủ lưu trữ" và nhấp vào nút Lưu.
Giờ đây, mọi Cuộc họp Thu phóng mà bạn thiết lập sẽ bị tắt Chia sẻ Màn hình cho những người tham gia. Chỉ bạn mới có thể chia sẻ màn hình trong cuộc họp.
Tạo phòng chờ để phê duyệt thủ công những ai có thể tham gia cuộc họp
Để hạn chế những khách không mong muốn thậm chí tham gia cuộc họp Zoom của bạn, bạn có thể tạo phòng chờ để phê duyệt riêng những người muốn tham gia cuộc họp.
Phòng Chờ trong Thu phóng cho phép bạn kiểm soát những ai có thể tham gia cuộc họp bất kể họ đã được cung cấp liên kết lời mời nào.
Để bật Phòng chờ, hãy mở trang zoom.us/profile/setting trong trình duyệt web và đăng nhập bằng tài khoản Zoom của bạn. Sau đó cuộn xuống trên trang cho đến khi bạn thấy tùy chọn ‘Phòng chờ’ trong phần ‘Đang họp (Nâng cao)’. Bạn cũng có thể tìm kiếm ‘Phòng chờ’ trên trang bằng cách sử dụng phím tắt ‘Ctrl + F’.
Bật nút gạt bên cạnh 'Phòng chờ' để bật tính năng này.
Giờ đây, khi một người được mời cố gắng tham gia cuộc họp, bạn sẽ thấy cửa sổ bật lên trên thanh Điều khiển máy chủ trong cửa sổ cuộc họp Thu phóng với mục "Đăng ký" người đó vào cuộc họp hoặc "Xem phòng chờ". Nhấp vào "Admit" nếu bạn muốn cho phép người được mời.
Để xem phòng chờ ở chế độ Thu phóng, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Quản lý người tham gia’ trên thanh điều khiển máy chủ để mở cửa sổ danh sách người tham gia đang mở ở phía bên phải của màn hình.
Nếu bạn có bất kỳ người tham gia nào trong phòng chờ, họ sẽ hiển thị ở đầu danh sách người tham gia trong phần "## người đang chờ". Di chuột qua tên của người tham gia mà bạn muốn cho phép tham gia cuộc họp và nhấp vào nút "Thừa nhận".
Để tắt Phòng chờ cho một Cuộc họp Thu phóng cụ thể, hãy nhấp vào nút ‘Thêm’ bên dưới danh sách người tham gia trong cửa sổ cuộc họp và bỏ chọn tùy chọn ‘Đưa Người tham gia vào Phòng chờ khi Nhập cảnh’.
Bằng cách này, bạn có thể tắt hoặc bật Phòng chờ một cách nhanh chóng bất cứ khi nào bạn muốn.
Khóa cuộc họp thu phóng
Khóa cuộc họp Thu phóng là cách dễ nhất để chặn những vị khách không mong muốn tham gia cuộc họp của bạn. Sau khi tất cả những người tham dự mà bạn mời đã tham gia cuộc họp, bạn có thể khóa cuộc họp để không ai khác có thể vào cuộc họp.
Nhấp vào tùy chọn 'Quản lý người tham gia' trong cửa sổ cuộc họp Thu phóng để mở chế độ xem danh sách người tham gia. Sau đó, nhấp vào nút ‘Thêm’ ở cuối danh sách người tham gia và chọn tùy chọn ‘Khóa cuộc họp’ từ menu.
Hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị trên màn hình để đảm bảo rằng bạn hiểu điều gì sẽ xảy ra khi khóa cuộc họp. Nhấp vào nút ‘Có’ để xác nhận.
Khi bạn muốn cho phép ai đó vào phòng họp đã khóa, bạn có thể mở khóa cuộc họp tạm thời từ cùng một menu. Chỉ lần này, bạn mới thấy tùy chọn 'Mở khóa cuộc họp'.
Khóa cuộc họp lại sau khi cho phép ai đó tham gia để cuộc họp diễn ra an toàn và bảo mật khỏi những vị khách không mong muốn và không được mời.
Sự kết luận
Để giữ an toàn cho Cuộc họp thu phóng của bạn khỏi Đánh bom thu phóng, bạn cần đảm bảo rằng Chia sẻ màn hình chỉ được bật cho người chủ trì cuộc họp và sử dụng Phòng chờ hoặc Khóa cuộc họp thu phóng để ngăn những người không mong muốn vào cuộc họp của bạn.