Hãy hủy các cuộc họp trước thời hạn để tránh trông giống như một kẻ dở hơi.
Quy trình cơ bản của nơi làm việc ảo là lên lịch họp trước. Nó mang lại cho những người tham dự cuộc họp một sự thân mật và họ có thể giữ cho lịch trình của mình luôn mở cho cuộc họp. Nhưng việc lên lịch họp cũng quan trọng như việc lên lịch, cho họ biết liệu cuộc họp có bị hủy hay không cũng quan trọng không kém.
Microsoft Teams giúp bạn dễ dàng hủy các cuộc họp mà bạn đã lên lịch trong ứng dụng. Bạn chỉ có thể hủy cuộc họp nếu bạn là người tổ chức cuộc họp. Nếu bạn được mời tham dự một cuộc họp, bạn chỉ có thể xóa cuộc họp đó khỏi lịch của mình chứ không thể hủy cuộc họp.
Giờ đây, có hai loại cuộc họp đã lên lịch: cuộc họp độc lập và cuộc họp định kỳ. Hãy xem cách hủy từng loại cuộc họp trong Microsoft Teams.
Ghi chú: Nếu một cuộc họp đã lên lịch không có bất kỳ người tham dự nào, sẽ không có bất kỳ tùy chọn nào để hủy cuộc họp. Nhưng vì không có người tham dự, bạn không thực sự cần thông báo cho bất kỳ ai về việc hủy. Vì vậy, sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn hủy cuộc họp.
Hủy cuộc họp độc lập
Mở Microsoft Teams và chuyển đến tab 'Lịch' từ menu điều hướng ở bên trái.
Sau đó, chuyển đến cuộc họp bạn muốn hủy và nhấp vào cuộc họp đó.
Một menu tùy chọn ngắn sẽ bật lên. Nhấp vào nút 'Chỉnh sửa'.
Màn hình chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Nhấp vào nút 'Hủy cuộc họp' ở góc trên cùng bên trái.
Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Bạn có thể thêm thông báo hủy cho những người tham dự cuộc họp, nhưng nó hoàn toàn là tùy chọn. Nhấp vào nút "Hủy cuộc họp".
Thao tác này sẽ xóa cuộc họp khỏi lịch của bạn và Microsoft Teams cũng sẽ thông báo cho những người tham dự cuộc họp về sự phát triển này.
Ghi chú: Việc hủy cuộc họp khỏi Microsoft Teams chỉ hoạt động đối với người dùng Microsoft 365. Đối với người dùng miễn phí Microsoft Teams, bạn phải thông báo thủ công cho những người mà bạn đã gửi liên kết cuộc họp về việc hủy. Ngoài ra, hãy xóa sự kiện để không ai có thể tham gia cuộc họp trong trường hợp họ không nhận được bản ghi nhớ. Chuyển đến tab Cuộc họp. Sau đó, nhấp vào nút ‘Thêm tùy chọn’ (menu ba chấm) và chọn ‘Xóa’ từ các tùy chọn.
Hủy cuộc họp định kỳ
Bạn cũng có thể có các cuộc họp đã lên lịch diễn ra đúng lúc. Khi nói đến việc hủy các cuộc họp này, có hai điều cần xem xét: Cho dù bạn muốn hủy một cuộc họp duy nhất hay một loạt cuộc họp hoàn chỉnh.
Hủy bỏ một cuộc họp đơn lẻ
Nếu bạn muốn hủy một lần xuất hiện, hãy chuyển đến tab Lịch và bấm vào lần xuất hiện của cuộc họp mà bạn muốn hủy.
Sau đó, nhấp vào nút 'Chỉnh sửa'. Một menu thả xuống sẽ mở rộng. Chọn 'Chỉnh sửa lần xuất hiện' từ các tùy chọn.
Chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Sau đó, nhấp vào nút ‘Hủy cuộc họp’ ở góc trên cùng bên trái.
Một lần nữa, một số tùy chọn sẽ mở rộng. Nhấp vào 'Hủy sự kiện' từ các tùy chọn. Nếu bạn thay đổi ý định ở giai đoạn này, bạn cũng có thể hủy toàn bộ loạt phim bằng cách nhấp vào tùy chọn "Hủy loạt phim".
Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Thêm ghi chú hủy nếu bạn muốn. Sau đó, hãy nhấp vào nút ‘Hủy sự kiện’ để chỉ hủy bỏ sự kiện cuộc họp duy nhất này và Microsoft Teams sẽ thông báo cho những người tham dự có liên quan.
Hủy toàn bộ chuỗi cuộc họp
Thay vào đó, nếu bạn muốn hủy toàn bộ chuỗi cuộc họp, hãy chuyển đến tab Lịch và nhấp vào bất kỳ cuộc họp nào từ chuỗi cuộc họp trên lịch.
Nhấp vào nút "Chỉnh sửa" và chọn "Chỉnh sửa chuỗi" từ các tùy chọn thả xuống.
Chi tiết cuộc họp sẽ mở ra. Nhấp vào tùy chọn 'Hủy cuộc họp'. Khi chỉnh sửa chuỗi sự kiện, sẽ không có tùy chọn hỏi bạn muốn hủy sự kiện hay chuỗi sự kiện. Nó sẽ hủy chuỗi chỉ trong một cú nhấp chuột.
Một lời nhắc xác nhận sẽ xuất hiện. Thêm thông báo hủy cho những người tham dự cuộc họp nếu bạn muốn thêm thông báo được cá nhân hóa về việc hủy. Sau đó, nhấp vào nút 'Hủy chuỗi chương trình'.
Toàn bộ chuỗi cuộc họp sẽ bị hủy và những người tham dự cuộc họp sẽ được thông báo về bản cập nhật này.
Việc hủy cuộc họp để bạn không lãng phí thời gian của những người tham dự khác cũng quan trọng như việc lên lịch cuộc họp. May mắn thay, Microsoft Teams giúp bạn thực sự dễ dàng hủy bất kỳ loại cuộc họp nào và cũng thông báo cho những người tham dự trong quá trình này.