Hướng dẫn này bao gồm mọi thứ bạn cần biết về cấu hình và sử dụng công cụ Power Automate Desktop trong Windows 11.
Microsoft Power Automate, trước đây được gọi là Microsoft Flows là một công cụ tự động hóa miễn phí, được đưa vào Windows 11 dưới dạng ứng dụng gốc. Power Automate là một ứng dụng mã thấp cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại và tốn thời gian bằng cách sử dụng khả năng tự động hóa quy trình của robot. Nó hoạt động giống như macro trong Excel nhưng có thể giúp bạn tự động hóa mọi thứ trong môi trường Microsoft.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng năng lượng tự động hóa máy tính để bàn để di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống theo lịch trình hoặc gửi email đến cơ quan có thẩm quyền cao hơn được kích hoạt bởi một sự kiện cụ thể hoặc để xử lý các quy trình kinh doanh phức tạp, v.v.
Power Automate là một công cụ dựa trên đám mây có 370 hành động được tạo sẵn (trình kết nối) cho phép bạn tạo luồng trên các ứng dụng khác nhau để thay vào đó bạn có thể tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn. Ngoài các trình kết nối được tạo sẵn, bạn cũng có thể tạo các tập lệnh hoặc tự động hóa của riêng mình. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách định cấu hình và sử dụng công cụ Power Automate trong Windows 11.
Thiết lập Power Automate trong Windows 11
Power Automate có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ trên các ứng dụng khác nhau của Microsoft và các ứng dụng của bên thứ ba bằng cách sử dụng các hành động được tạo sẵn (mẫu) hoặc bằng cách ghi lại một loạt các bước sẽ tự động hóa một hành động hoặc nhiệm vụ cụ thể và sau đó cho phép bạn phát lại quá trình tự động hóa đó bất cứ khi nào cần.
Để chạy Power Automate, bạn sẽ cần có giấy phép Windows 10 hoặc 11 hợp lệ, RAM tối thiểu 2GB và phần cứng lưu trữ 1 GB, .NET Framework 4.7.2 trở lên, trình duyệt web cập nhật và kết nối Internet đang hoạt động. Ngoài ra, bạn sẽ cần có bố cục bàn phím và ngôn ngữ được hỗ trợ. Xem danh sách các ngôn ngữ được hỗ trợ và bố cục bàn phím có thể được sử dụng trong công cụ Power Automate trên trang chính thức.
Nếu bạn là người dùng Windows 10, ứng dụng này cần được tải xuống và cài đặt từ flow.microsoft.com hoặc Microsoft Store. Nhưng đối với máy tính Windows 11, nó là một ứng dụng cài sẵn.
Để truy cập ứng dụng Power Automate Desktop, hãy tìm kiếm 'Power Automate' trong tìm kiếm của Windows. Sau đó, nhấp vào kết quả để mở ứng dụng.
Nếu bạn khởi động Power Automate lần đầu tiên, thì nó sẽ kiểm tra các bản cập nhật và tải xuống phiên bản mới nhất của chương trình. Vì vậy, hãy đợi nó cập nhật xong.
Sau khi ứng dụng được cập nhật, cửa sổ Power Automate Desktop sẽ xuất hiện và yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút "Đăng nhập" để nhập thông tin đăng nhập tài khoản của bạn.
Nhập địa chỉ email của bạn vào trường và nhấp vào "Đăng nhập".
Sau đó, nhập mật khẩu của bạn và nhấp lại vào "Đăng nhập".
Tiếp theo, chọn quốc gia / khu vực của bạn và nhấp vào "Bắt đầu".
Khi bạn hoàn tất thiết lập, một cửa sổ mới sẽ mở ra như hình dưới đây, nơi bạn có thể tạo tự động hóa của mình.
Tạo tự động hóa của bạn trong Power Automate trên Windows 11
Sau khi ở trong cửa sổ Power Automate Desktop (PAD), bạn có thể bắt đầu xây dựng các quy trình tự động hóa của mình và chúng sẽ được gọi là 'Luồng'.
Để tạo tự động hóa mới (Luồng), hãy nhấp vào nút ‘+ Luồng mới’ từ góc trên cùng bên trái để bắt đầu quá trình xây dựng.
Nhập tên cho Luồng của bạn và nhấp vào 'Tạo'
Điều này sẽ mở ra hai cửa sổ. Một là trang Luồng của tôi nơi bạn có thể tạo và quản lý các luồng.
Và cửa sổ còn lại là trình chỉnh sửa luồng, nơi bạn có thể ghi / chỉnh sửa luồng công việc (như hình bên dưới). Nếu trình chỉnh sửa luồng không tự động mở ra, chỉ cần nhấp đúp vào tên luồng trên trang Luồng của tôi.
Cửa sổ trình soạn thảo Dòng chảy được chia thành ba phần. Ngăn bên trái được gọi là phần 'Tác vụ', nơi bạn có thể tìm thấy tất cả 370 tác vụ được tạo trước. Phần giữa là phần 'Chính' nơi bạn có thể chỉnh sửa quy trình làm việc. Và ngăn bên phải là 'Biến', nơi lưu trữ các biến đầu vào / đầu ra và luồng khi bạn đang xây dựng một tác vụ.
Bạn cũng sẽ nhận thấy các nút Save, Run, Stop, Run by action, Web recorder và Desktop recorder ở đầu phần chính.
Bạn có thể xây dựng luồng theo hai cách khác nhau: bằng cách kéo và thả các tác vụ từ các tác vụ được tạo sẵn có sẵn trên ngăn bên trái hoặc bằng cách ghi lại các bước của một tác vụ. Bạn cũng có thể kết hợp hai cách đó để xây dựng lưu đồ.
Xây dựng Quy trình làm việc và Tự động hóa Nhiệm vụ bằng Trình ghi trên Máy tính để bàn
Bạn có thể sử dụng Power Automate Desktop (PAD) trong rất nhiều kịch bản nâng cao để tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn những tác vụ được cung cấp trong các tác vụ được tạo sẵn. Nó có thể được sử dụng để thực hiện tất cả các loại hành động phức tạp, bao gồm khởi động chương trình, mở hộp thoại, nhập dữ liệu và hơn thế nữa.
Bạn có thể sử dụng Trình ghi trên màn hình để ghi lại mọi bước (như nhấp chuột, nhấn nút, nhấn phím, chọn tùy chọn, v.v.) bạn thực hiện để hoàn thành tác vụ và phát lại các bước đó bất cứ khi nào cần thiết.
Ví dụ: giả sử bạn muốn bắt đầu ngày mới của mình bằng một bản nhạc cụ thể mỗi ngày. Bạn có thể tự động hóa quá trình này, thay vì điều hướng đến các tệp và phát bài hát theo cách thủ công mỗi lần. Đây là cách bạn làm điều đó.
Trong Máy tính để bàn Power Automate (PAD), hãy nhấp vào 'Dòng chảy mới' để tạo dòng công việc mới.
Sau đó, đặt tên cho luồng và nhấp vào 'Tạo'.
Trong cửa sổ trình chỉnh sửa Luồng, nhấp vào nút 'Trình ghi trên màn hình' ở trên cùng chính giữa cửa sổ.
Trong cửa sổ Trình ghi trên màn hình, nhấp vào nút ‘Ghi’.
Bây giờ, bạn chỉ cần thực hiện các bước (từng bước một) mà bạn muốn quy trình luồng này thực hiện. Khi bạn thực hiện các bước, Power Automate sẽ nhận ra chúng và ghi lại các bước chính xác đó.
Sau khi bạn nhấp vào nút ‘Ghi’, hãy thu nhỏ Trình ghi trên màn hình.
Sau đó, bắt đầu thực hiện các bước mà bạn muốn Desktop ghi.
Mỗi lần nhấp chuột trái, nhấp chuột phải, cuộn, nhấn nút và mọi hành động sẽ được ghi lại chính xác. Vì vậy, hãy làm các bước cẩn thận khi ghi âm.
Ví dụ: ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy cách chúng tôi điều hướng đến bài hát trong ổ đĩa cục bộ của chúng tôi. Khi chúng tôi mở trình khám phá tệp và điều hướng qua ổ đĩa cục bộ của mình, PAD đánh dấu các mục bằng hình chữ nhật màu đỏ. Khi bạn di chuyển con trỏ qua một mục hoặc chọn một mục, PAD sẽ đánh dấu mục đó và thông báo cho bạn biết đó là loại mục nào, như hình dưới đây.
Sau đó, chúng ta nhấp đúp vào bài hát (ví dụ: Feeling Good của Nina Simone) để phát nhạc.
Sau đó, chúng tôi thu nhỏ trình phát nhạc và đóng trình khám phá tệp.
Cuối cùng, khi bạn hoàn tất việc ghi lại các thao tác của mình, hãy mở lại máy ghi trên Màn hình thu nhỏ và nhấp vào ‘Hoàn tất’ để dừng ghi.
Bạn sẽ thấy danh sách các bước bạn đã thực hiện để thực hiện tác vụ trong phần "Chính". Bây giờ, hãy nhấp vàoBiểu tượng ‘Lưu’ để lưu bản ghi này.
Sẽ mất vài giây đến vài phút để lưu bản ghi. Sau khi đã lưu, bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết quy trình đã được lưu thành công. Nhấp vào 'OK' để đóng lời nhắc.
Bây giờ, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ‘Chạy’ để phát luồng mà bạn đã ghi lại. Nó sẽ thực hiện các bước chính xác mà bạn đã ghi bằng cách sử dụng Trình ghi trên máy tính để bàn.
Giờ đây, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể nhanh chóng thực hiện một tác vụ dài lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian.
Ngoài ra, nếu bạn bị gián đoạn trong khi ghi lại quy trình, bạn có thể nhấp vào 'Tạm dừng' để tạm dừng quá trình ghi và nhấp lại vào 'Ghi' để tiếp tục ghi.
Hoặc, nếu bạn ghi sai một bước hoặc bỏ lỡ điều gì đó, bạn luôn có thể nhấp vào biểu tượng ‘Đặt lại’ để đặt lại toàn bộ quy trình và bắt đầu lại từ đầu.
Xây dựng Luồng bằng Trình ghi Web
Bạn có thể sử dụng các hành động "Web" và "Web Automation" trên trình chỉnh sửa Luồng để tạo một số quy trình tự động hóa web dễ dàng. Nhưng nếu bạn muốn xây dựng các quy trình luồng web phức tạp hơn (như điền vào biểu mẫu trực tuyến), bạn có thể sử dụng trình ghi Web để ghi lại luồng. Để làm điều đó, trước tiên, bạn cần thiết lập Trình ghi Web.
Định cấu hình Trình ghi Web
Để tạo quy trình luồng web, hãy nhấp vào biểu tượng 'Trình ghi web' trong trình chỉnh sửa luồng.
Trong cửa sổ tiếp theo, chọn trình duyệt web bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào ‘Tiếp theo’.
Thao tác này sẽ mở Trình ghi web và trình duyệt đã chọn với trang web chính thức của Microsoft.
Và Web Recorder sẽ yêu cầu bạn cài đặt tiện ích mở rộng 'Power Automate Desktop' trên trình duyệt đã chọn. Để cài đặt trình duyệt, hãy nhấp vào nút 'Nhận Tiện ích mở rộng'.
Nếu bạn chọn Microsoft Edge, nó sẽ hiển thị trang bên dưới, hãy nhấp vào nút ‘Get’ để cài đặt tiện ích mở rộng
Nếu bạn đã chọn Google Chrome, nó sẽ hiển thị cho bạn trang web tiện ích bổ sung này, hãy nhấp vào nút ‘Thêm vào Chrome’.
Sau đó, một lời nhắc sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên phải của trình duyệt để hỏi bạn có nên cài đặt tiện ích mở rộng này hay không. Nhấp vào nút 'Thêm tiện ích mở rộng' để cài đặt tiện ích mở rộng.
Sau đó, một thông báo sẽ hiển thị thông báo cho bạn rằng tiện ích mở rộng đã được cài đặt trên trình duyệt. Trang web Tiện ích bổ sung sẽ trông khác nhau đối với mọi trình duyệt.
Sau đó, bạn có thể bắt đầu quy trình ghi web của mình để tạo quy trình làm việc.
Sử dụng Web Recorder trong Power Automate
Ví dụ: giả sử bạn có rất nhiều mẫu đơn đăng ký đại học để điền trực tuyến. Thông thường, bạn phải khởi động trình duyệt, mở trang web và tự mình nhập từng chi tiết. Điều này yêu cầu một số lần nhấn phím, nhấp chuột và cuộn. Và đó là một quá trình tốn nhiều thời gian. Giờ đây, với Power Automate, bạn có thể ghi lại quá trình này và bắt chước toàn bộ quá trình này bằng một cú nhấp chuột. Đây là cách bạn thực hiện việc này:
Mở Power Automate Desktop, nhấp vào biểu tượng ‘Trình ghi web’.
Sau đó, chỉ định trình duyệt, chọn một tab từ trình duyệt mà bạn muốn tự động hóa quy trình. Trang web này phải được tải trước trong trình duyệt. Chỉ khi đó, bạn mới có thể chọn nó từ tùy chọn 'Chọn tab'. Chúng tôi đang chọn tab biểu mẫu Đơn đăng ký Trực tuyến cho ví dụ này.
Trong cửa sổ hộp thoại Web Recorder, nhấp vào nút ‘Record’.
Thao tác này sẽ khởi chạy trình duyệt với tab đã chọn.
Sau đó, khi bạn nhập chi tiết, chọn các tùy chọn hoặc nhấp vào các nút, trình ghi Web sẽ đánh dấu các mục trong hộp màu đỏ như hình dưới đây (Có nghĩa là trình ghi web đang ghi lại hành động đó).
Sau khi bạn nhập xong thông tin chi tiết, hãy nhấp vào 'Gửi' hoặc 'Tiếp theo'.
Sau đó, quay lại Trình ghi web và bạn sẽ thấy danh sách tất cả các hành động (nhập văn bản, nhấp chuột, v.v.) bạn đã thực hiện trên trang web đó. Nhấp vào 'Hoàn tất' để dừng và hoàn tất quá trình ghi.
Nó sẽ đưa bạn trở lại trình chỉnh sửa Luồng. Ở đó bạn sẽ thấy danh sách các hành động (Bản ghi này có tổng cộng 41 hành động).
Nhấp vào biểu tượng 'Lưu' để lưu bản ghi.
Sau đó, bạn sẽ nhận được thông báo rằng bản ghi âm của bạn đã được lưu.
Hãy nhớ rằng bản ghi sẽ chỉ hoạt động một trang tại một thời điểm. Nếu bạn chuyển đến trang tiếp theo hoặc nhấp vào liên kết để mở trang khác, quá trình ghi sẽ dừng lại. Nếu bạn có nhiều thao tác hoặc nếu bạn muốn thêm một trang web khác, bạn có thể tạo một luồng phụ.
Nhấp vào nút thả xuống "Luồng con" bên cạnh tab Chính và nhấp vào nút "Luồng phụ mới".
Đặt tên cho dòng phụ và nhấp vào nút "Lưu" trong hộp thoại "Thêm dòng phụ".
Sau đó, nhấp vào tab dòng phụ và thêm các hành động thông qua các bản ghi bằng cách sử dụng tùy chọn Trình ghi Web hoặc sử dụng các hành động được xác định trước trên ngăn bên trái.
Khi bạn đã hoàn tất việc thêm tất cả các hành động, hãy lưu quy trình. Bây giờ, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ‘Chạy’ bất kỳ lúc nào để phát lại / tự động hóa toàn bộ quy trình.
Khi bạn nhấp vào nút ‘Chạy’, Power Automate sẽ khởi chạy trình duyệt, điều hướng đến trang web và bắt đầu tự động phát lại từng hành động. Ở đây, trong ví dụ này, PAD điền vào từng chi tiết của biểu mẫu giống như chúng ta đã nhập trước đó. Khi một hành động đã ghi được phát lại, bạn sẽ thấy hành động đó được tô màu vàng như hình dưới đây.
Và, tất cả các hành động được ghi lại sẽ được thực hiện lại chính xác.
Các quy trình tự động hóa mà chúng tôi đã trình bày ở đây trong bài viết này là những quy trình đơn giản. Nhưng Power Automate Desktop có khả năng tự động hóa hầu hết mọi thứ trong môi trường Windows. Nó cung cấp một loạt các công cụ để xây dựng các quy trình làm việc phức tạp và chi tiết hơn.
Vậy đó, Folks.