Bạn có thể nhập tệp Google Trang tính và Excel (.xslx) của mình vào bảng Chú thích bằng cách xuất chúng dưới dạng tệp CSV.
Notion là một giải pháp năng suất tất cả trong một để viết, lập kế hoạch, quản lý kiến thức, quản lý dữ liệu, cộng tác nhóm, và nhiều thứ khác.
Notion là một trong những công cụ cơ sở dữ liệu tiên tiến và hữu ích nhất hiện nay. Notion cho phép bạn tạo hai loại cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu toàn trang hoặc Cơ sở dữ liệu nội dòng (có nghĩa là một thành phần cơ sở dữ liệu giống như một bảng ở giữa văn bản hoặc tài liệu khác). Ngoài ra, có năm loại cơ sở dữ liệu quan trọng mà bạn có thể tạo trên Notion, chúng là danh sách, bộ sưu tập, bảng, bảng và lịch.
Ngày càng có nhiều người dùng chuyển từ Google Trang tính và Microsoft Excel sang Notion do tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh của nó. Nếu bạn đã quyết định chuyển cơ sở dữ liệu của mình sang Notion, nhưng không biết cách thực hiện. Ở đây trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách nhập các trang tính Google và tệp Excel (.xslx hoặc .xls) của bạn vào các bảng Chú thích.
Nhập Google Trang tính hoặc Tệp Excel vào Ghi chú
Notion là một nền tảng cơ sở dữ liệu trực tuyến tuyệt vời có thể được sử dụng bởi cả cá nhân và chuyên gia.
Notion cho phép bạn nhập dữ liệu từ các loại tệp sau:
- Bản rõ (.txt)
- Markdown (.md hoặc .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác nhau vào Notion.
Bên cạnh những thứ này, bạn cũng có thể nhúng Google sheet vào Notion. Nhưng vấn đề với việc nhúng Google Trang tính là khi bạn mất quyền truy cập vào tệp hoặc tệp bị xóa trên Google drive hoặc nếu URL bị hỏng thì quá trình nhúng cũng sẽ bị hỏng.
Cách tốt nhất để nhập tệp Excel hoặc Google trang tính là chuyển đổi chúng thành tệp CSV (.csv) trước tiên và tải chúng lên Notion.
Cách nhập tệp Excel vào ghi chú
Vì Notion không hỗ trợ tệp .xslx (Excel), bạn cần xuất chúng thành tệp .csv rồi tải lên / nhập chúng vào Notion.
Trước tiên, hãy mở sổ làm việc Excel mà bạn muốn nhập vào Notion. Sau đó, chuyển đến tab ‘Tệp’ để mở chế độ xem hậu trường Excel và chọn ‘Lưu dưới dạng’.
Trong trang Lưu dưới dạng, hãy chọn ‘CSV UTF-8 (Phân cách bằng dấu phẩy) (*. Csv)’ làm loại tệp của bạn. Định dạng này cũng hỗ trợ các ký tự không phải tiếng Anh và các ký tự Unicode-8. Hoặc bạn có thể chọn loại tệp đơn giản ‘CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) (. * Csv)’ không hỗ trợ các ký tự đặc biệt. Cả hai sẽ hoạt động tốt nếu bảng của bạn chỉ chứa văn bản, số và ngày tháng.
CSV là một tệp văn bản được phân tách có chứa danh sách dữ liệu. Chúng thường được sử dụng để nhập và xuất dữ liệu trong các ứng dụng.
Sau đó, nhấp vào nút 'Lưu'. Nếu bạn chỉ có một trang tính trong sổ làm việc, nó sẽ được lưu ngay lập tức. Hoặc nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc, Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo cảnh báo này, nói rằng hãy nhấp vào ‘OK’ để chỉ lưu trang tính hiện hoạt dưới dạng tệp CSV và nếu bạn có nhiều trang tính, hãy lưu chúng riêng lẻ với các tên khác nhau.
Khi bạn đã lưu dữ liệu của mình dưới dạng tệp CSV, hãy mở ứng dụng Notion hoặc mở Notion trên trình duyệt của bạn. Sau đó, mở trang khái niệm nơi bạn muốn nhập tệp CSV và nhấp vào 'Nhập' trong bảng điều khiển bên trái như được hiển thị bên dưới.
Cửa sổ hộp thoại Nhập sẽ mở ra. Chọn tùy chọn 'CSV' trong hộp thoại.
Bây giờ, điều hướng đến thư mục chứa tệp CSV của bạn trong trình chọn tệp, chọn nó và sau đó, nhấp vào 'Mở'.
Tệp CSV sẽ được nhập vào Notion và dữ liệu Excel của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng bảng.
Thay đổi loại thuộc tính trong khái niệm
Khi dữ liệu đã được nhập thành công, bạn cần phải làm một việc nữa đó là kiểm tra xem các loại thuộc tính (kiểu dữ liệu) của mỗi cột có khớp với dữ liệu hay không. Hầu hết thời gian bạn sẽ nhận được các loại dữ liệu chính xác, nhưng đôi khi dữ liệu sẽ được đưa vào Chú thích dưới dạng văn bản. Ví dụ: nếu bạn nhập dữ liệu tiền tệ hoặc định dạng Ngày không được công nhận, v.v., thì dữ liệu đó sẽ ở dạng văn bản.
Vì vậy, khi điều đó xảy ra, bạn sẽ cần chuyển đổi các cột của mình sang loại thuộc tính thích hợp. Bạn có thể biết mình là loại dữ liệu của cột bằng cách nhìn vào biểu tượng trước tiêu đề cột. Nếu bạn có văn bản, nó sẽ là biểu tượng đoạn văn, biểu tượng lịch cho ngày tháng và dấu thăng cho số, v.v.
Như bạn có thể thấy bên dưới khi chúng tôi nhập bảng này từ tệp Excel, cột 'Phí' với các giá trị tiền tệ được định dạng dưới dạng cột văn bản. Bây giờ chúng ta cần thay đổi kiểu thuộc tính (kiểu dữ liệu) của cột ‘Phí’ thành số.
Để làm điều đó, hãy nhấp vào tiêu đề cột và bạn sẽ nhận được một menu thả xuống. Trong đó, hãy nhấp vào ‘Văn bản’ trong Loại thuộc tính và chọn loại dữ liệu thích hợp (Số).
Bây giờ, chúng tôi đã chuyển đổi các giá trị nhưng chúng tôi đã mất định dạng tiền tệ. Đừng lo lắng, việc thêm vào rất dễ dàng. Để chuyển đổi số sang một định dạng cụ thể, chỉ cần di con trỏ qua một trong các giá trị của cột và bạn sẽ thấy 123 cái nút.
Bấm vào 123 và chọn định dạng số ưa thích của bạn từ danh sách.
Bây giờ, các giá trị số trong cột Phí được định dạng là đơn vị tiền tệ.
Cách nhập Google Trang tính vào Ghi chú
Để nhập Google trang tính vào Notion, trước tiên bạn cần tải xuống bảng tính dưới dạng tệp CSV.
Để tải xuống Google trang tính, hãy mở bảng tính Google mà bạn muốn nhập và nhấp vào trình đơn 'Tệp' trong thanh trình đơn. Trong menu thả xuống, hãy mở rộng tùy chọn ‘Tải xuống’ và chọn ‘Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv, trang tính hiện tại)’ để tải tệp xuống dưới dạng tệp CSV.
Tiếp theo, mở trang khái niệm nơi bạn muốn nhập tệp CSV và nhấp vào 'Nhập' ở phần dưới của thanh bên trái.
Chọn tệp của bạn từ Trình chọn tệp và nhấp vào 'Mở' để nhập tệp CSV đó vào Ghi chú.
Bây giờ, trang tính Google của bạn được nhập vào Notion và hiển thị dưới dạng bảng.
Thêm một Tệp Excel hoặc một Trang tính Google vào một Cơ sở dữ liệu Ghi chú
Thay vì nhập dữ liệu vào bảng Chú thích mới, bạn có thể hợp nhất nội dung từ tệp Excel hoặc trang tính Google vào bảng Chú thích hiện có. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể làm điều này với các bảng toàn trang, không phải bảng nội dòng.
Nhưng trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng cả bảng Excel / Google Trang tính và bảng Chú thích của bạn đều có tên cột chung (ví dụ: cả hai đều phải có các cột “Tên”, “Họ”, “Ngày”, v.v.).
Đầu tiên, xuất trang tính Excel / Google trang tính của bạn thành tệp CSV như chúng tôi đã làm để nhập trang tính Excel / Google vào Notion.
Tiếp theo, mở trang Chú thích có chứa bảng bạn muốn hợp nhất và nhấp vào dấu ba chấm ngang (…) ở góc trên bên phải của cửa sổ Chú thích.
Sau đó, điều hướng đến thư mục chứa tệp CSV đã xuất của bạn trong Trình khám phá tệp và chọn tệp đó. Và nhấp vào 'Mở' để hợp nhất tệp.
Bây giờ, tệp CSV được hợp nhất (thêm vào) với bảng Chú thích của bạn và nội dung của nó sẽ được thêm vào cuối bảng Chú thích hiện có (xem bên dưới).
Đó là cách bạn nhập cơ sở dữ liệu trang tính của Excel và Google vào Notion.